Monikielityökalujen hankkiminen

© Kites ry

Monikielityökaluja ovat kielentarkistimet, kielen analysointityökalut, konekäännösohjelmat, yms.

Tyypillisiä käyttötarpeita ovat muulla kuin äidinkielellä tapahtuva tekstin kirjoittaminen, kääntäminen, ymmärtäminen ja tiedon hankinta. Kaikki monikielityökalut sisältävät kaksi pääelementtiä, käyttöliittymän ja asiasisällön:

1. Käyttöliittymä

  • Ohjaa käyttäjän toimintaa
  • Sisältää työkalulle ominaisen säännöstön
  • Suorittaa pysyviä tai ´oppivia´ kielitoimintoja
  • Organisaation yhteinen, henkilökohtainen tai verkosta ladattava

2. Sisällöt

  • Itsenäisiä työkaluista (termistöt, käännösmuistit, fraasit yms)
  • Työkaluihin sidottuja (sanakirjat, sääntökannat yms.)
  • Useimmiten organisaatiokohtaisia, kaikilla tuetuilla kielillä
  • Edellyttävät organisaation tai työkalun toimittajan ammattimaista ylläpitoa tai sertifiointia.

Monikielityökalun laatu ja arvo käyttäjälle ovat yleensä suoraan verrannollisia työkalun tarvitseman sisällön ominaisuuksiin ja kattavuuteen, mistä seuraa, että monikielityökalujen hankinta on usein koko organisaatiota koskeva päätös. Poikkeuksia ovat verkosta ladattavat konekäännöstuotteet, joiden käyttö ei edellytä organisaation monikielisten sisältöjen olemassaoloa.

Tyypillisiä monikielityökaluja ovat:

  • Tekstin, sen osan tai yksittäisen sanan kääntämistä tukevat (sanakirja- ja konekäännöstyökalut)
  • Tekstin tai käännöksen laatua parantavat (kielen, sisällön, tyylin tarkistimet, oikoluku)
  • Monikielisten sisältöjen luontia, ylläpitoa ja käyttöä tukevat (termistötyökalut)
  • Monikielisen sisällön hakua tukevat (tekstinlouhinta- ja hakulavennustyökalut).
  • Monikielityökalun hankinnassa ovat sillä saavutettavien tehokkuus- ja laatuhyötyjen määrittelyn ohella keskeisessä roolissa sen käytön edellytysten (monikielisisällöt) määrittely, luominen ja ylläpidon organisointi.

Hyvin toteutettu monikielityökalun hankinta edellyttää vastaavat toimenpiteet kuin prosesseja tukevien formaalien tai organisaation ei-formaalien IT-tuottavuustyökalujen hankinta: tarvemäärittely, suunnittelu, tuoteominaisuuksien ja IT-arkkitehtuuriin sovitus, käyttöönoton valmistelu, projektointi, valmennus ja pysyvän tuen organisointi, monikielisiin sisältöihin liittyvät toimenpiteet jne.

Tästä seuraa, että monikielityökalujen hankinta edellyttää perusteellista asiantuntemusta ja investointia jo hankintaprosessiin. Kuten IT-maailmassakin, asiantuntemus voi olla organisaatiossa, se hankitaan ulkoa tai luotetaan tuotetoimittajan asiantuntemukseen.

Kaikissa tapauksissa hankintaprosessin vaiheet ovat (erilaisin painotuksin) alla kuvatun mukaisia:

Oman tarpeen määritys

Oman tarpeen selvittäminen ja kuvaaminen tehdään merkittävissä hankinnoissa esitutkimuksena.

Toiminnallisuuden määrittely

  • Tarvittavat kieliparit, käyttötilanteet ja laatuvaatimukset, käyttäjät
  • Volyymit monikielisessä vuorovaikutuksessa organisaation sisällä ja sen ansaintaverkossa
  • Tarvittavat ja olemassa olevat sisällöt: yleiset tai omat terminologiat, muut monikieliset sisällöt
  • Liittymät prosesseihin ja vaikutukset liiketoimintaan
  • Saavutettavissa olevien hyötyjen laadullinen ja määrällinen määrittely

Käyttäjät

  • Kielitaito- ja käyttöprofiilit
  • Satunnaiset käyttäjät
  • Koulutus, opastus- ja tukitarve
  • Tarvittavat monikieliset sisällöt

Tekniikka

  • Nykyinen IT-arkkitehtuuri ja vaatimukset jatkossa
  • Tietoliikenne- ja tietoturvavaatimukset

Liiketaloudelliset vaatimukset

  • Tavoiteltavien hyötyjen mitoitus
  • Oletettu käyttöikä
  • Hintakatto ja aikatauluraamit
  • Vuosikustannukset
  • Poistot ja korot (annuiteetti)
  • Ylläpito ja huoltokustannukset
  • Käyttö- ja tukikustannukset

Tilanteesta ja toimittajasuhteesta riippuen voidaan määrittelyistä ja vaatimuksista tinkiä, mutta ostajan edun mukaista on pyrkiä mahdollisimman täsmälliseen kuvaukseen.

Tarjonnan selvitys

Jos monikielityökalun hankintaa ei jo olemassa olevan liikesuhteen perusteella voi kohdistaa hyväksyttävälle tarjoajalle, on kartoitettava mahdolliset tarjoajat.

Tarjouspyynnöstä sopimukseen

Kun hankintapäätöksen edellyttämä oman tarpeen ja reunaehtojen selvitys on tehty, toteutetaan tuotteen varsinainen hankintaprosessi. Työkaluhankinta edellyttää tiivistä vuorovaikutusta osapuolten välillä periaatepäätöksen jälkeenkin. Oleellista on, että ostajan määrittelyt on tehty mahdollisimman täsmällisesti ennen hankintaprosessia, yhteisesti ymmärretty ja osapuolilla on siitä yhdenmukaiset dokumentit. Julkishallinnossa sovelletaan toimintatapakuvausta julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Kielityökalun ja toimittajan valinnan tärkeimmät tekijät

  • Työkalun soveltuvuus tarkoitettuun käyttöön
  • Hyödyt vs. vuotuiset kokonaiskustannukset
  • Toimittajan luotettavuus
  • Ammattitaito
  • Referenssit
  • Taloudellinen tilanne
  • Aikataulu

Ostajan tarpeiden määrittäminen ja välittäminen ennen hankintaa ja hankinnan aikana sekä toimituksen laadun valvonta testaamalla toimitettavaa työkalua ja sisältöjä ovat ostajan tärkeimmät tehtävät.

Toimittajien omien sopimusmallien lisäksi IT-sopimuksiin löytyy yleisiä sopimusmalleja. Yleisimmin käytettyjä ovat IT2000 sopimusmallit ja -ehdot (www.ttlry.fi) sekä julkisiin hankintoihin tarkoitetut JIT 2007 mallit (www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs166).

Kielityökalun toimituksen valvonta

  • Ostajan kannalta merkittävät hankinnat kannattaa projektoida ja noudattaa siinä projektin hallinnan hyväksi koettuja menettelytapoja
  • Projektin toteutuksesta tehdään aikataulutettu suunnitelma
  • Projektille nimetään vetäjä, ohjausryhmä – vaikka vain yksi henkilö – ja resurssit
  • Jos projekti koskee usean ihmisen työtä, kiinnitetään erityistä huomiota viestintään
  • Projekti tekee tilanneraportin riittävän usein, vähintään kerran kuukaudessa
  • Kaikista toteuttaja-/käyttöönotto-osapuolten kokouksista tehdään asialistat ja päätösmuistiot
  • Toimitus vaiheistetaan ja ostaja testaa kunkin vaiheen toimituksen
  • Maksut sidotaan vaiheiden onnistuneisiin testeihin

Viestinnän lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota muutosten ja riskien hallintaan. Jokaisesta muutoksesta arvioidaan sen vaikutus aikatauluun, resursseihin, lopputuloksen laatuun ja kustannuksiin.

Ostajan ja toimittajan projektivastuulliset voivat keskenään sopia pienistä muutoksista, mutta nekin raportoidaan jälkikäteen ohjausryhmälle. Merkittävät muutokset projektiin päätetään ohjausryhmässä.

Projektin mahdollisuudet ja riskit tunnistetaan ja arvioidaan ennen projektin aloitusta, ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen ja tarvittaessa kesken vaihetta. Mahdollisuudet ja riskit jaotellaan kriittisiin, suunnittelua vaativiin, seurattaviin ja merkityksettömiin. Mahdollisuuksista ja uhkista raportoidaan ohjausryhmälle.

Tuotteeseen liittyvä toimittajan jatkuva palvelu sovitaan täsmällisesti.

Palvelulle määritellään laadulliset, toiminnalliset taloudelliset kriteerit, joiden noudattamista seurataan.