Viestintäpalvelut
© Kites ry
Monikielisten viestintäpalveluiden ostaminen
Lähtökohtana ovat organisaation viestintä- ja vuorovaikutustarpeet, kustannukset ja organisaation kansainvälistymisen tavoitteet. Tavoitteena on monikielisen viestinnän parantaminen niin sisällöllisesti kuin laadullisestikin. Kohteena ovat oman organisaation lisäksi sen viestintäprosessit. Vaikutusalueena ovat organisaatio, sidosryhmät ja asiakkaat.
Tuloksena voivat olla mm.
- monikielisen viestinnän nykytilanteen ja kehittämispotentiaalin kuvaus
- monikielisen viestinnän kehittämistavoitteet ja –keinot
- kehittämisen ja käyttöönoton marssijärjestys
- saavutettavat hyödyt ja tarvittavat panostukset
Toimenpiteinä ja välineinä ovat mm.
- monikieliset sisällöt
- uudelleen käytettävät sisällöt
- monikielityökalut (tekstin ymmärtämiseen, tuottamiseen)
- viestintä-/markkinointisuunnitelma tai brändiohjeistus
Perussuunnittelu
Viestintäpalveluita ostaessa on tärkeää tiedostaa omat tarpeensa ja ennen kaikkea mitä on tarkoitus saada aikaiseksiollaan tavoittelemassa. Viestintä tulee aina sopeuttaa sekä ulkonäöltään että sisällöltään organisaation brändin mukaisesti. Kaikkea sisältöä tehdessä on tärkeä tiedostaa kenelle se kohdistetaan ja mitä jakelukanavaa käytetään.
Kun olet suunnittelemassa monikielistä viestintää kirjaa ylös ainakin seuraavat asiat:
- mitä tehdään, miksi tehdään, kuka tekee, koska tekee ja miten tekee
- mikä on lopputuote, kuvaa myös laajuus
- kuka vastaa projektista
- sisällön viestit ja tavoiteltu vaikutus
- sisällön kielisyydetkielet
- sisällön kääntämien ja sisällön muokkaaminen kieliryhmän mukaan
- painotuotteen painosmäärä
- missä tarkoitustamihin tarkoitukseen tuotetta käytetään
- erityistoiveet paperista, tms.
- jakelu ja sen vaatimukset mm. eri maissa
Viestintäsuunnitelma
Organisaatiolle tulisi tehdä viestintäsuunnitelma, josta ilmenee organisaation ydinviestin, käytettävät viestintäkanavat, kohderyhmät, viestinnän resurssointi, aikataulutus, monikielisyys, yms.
Viestintäsuunnitelmalla määritellään mitä viestitään, miten viestitään, kuka viestii ja miten viestii. Suunnitelmalta luo organisaation viestinnälle pelisäännöt, siksi siitä olisi löydyttävä ainakin suurin osa seuraavista asioista:
- brändilupaus
- mitä brändielementtejä käytetään, missäkin tilanteessa
- visio, missio ja arvot avattuna
- ydinviestit
- kohderyhmät (segmentit)
- sidosryhmät (keneltä odotettaan aktiivisuutta viestinnässä)
- viestinnän ekosysteemi, eli kaikki ne toimijat joihin viestinnän vaikutus yltää
- mitkä tulee ollaovat viestinnän perimmäiset tarkoitukset segmenteittäin
- mitä viestintäkanavia ja medioita käytetään
- vuosisopimukset alan toimijoiden kanssa (painotalot, copywriterit, käännös- ja mainostoimistot, yms.)
- koska milloin viestitään missäkin mediassa
- viestintään varatut henkilö- ja taloudelliset resurssit
- sisäisen ja ulkoisen viestinnän erot ja tavat toimia
Viestintäpalveluiden ostaminen
Viestintäpalveluita ostaessa on tärkeää tiedostaa omat tarpeensa ja ennen kaikkea mitä on tarkoitus saada aikaiseksi. Vasta kun nämä on määritelty, kannattaa lähes aina ottaa yhteyttä ulkopuolisiin toimijoihin ja asiantuntijoihin, kuten mainos-, viestintä-, media- tai käännöstoimistoihin.
Asiantuntijapalveluiden kilpailuttamisella kannattaa ensisijaisesti hakea varmistusta siihen, että kaikki ymmärtävät, mistä on kyse ja millä laadulla tehtävä tulee toteuttaa. Toki kilpailuttaminen varmistaa myös oikean hintatason löytymisen.
Asiantuntija-apua haettaessa on syytä kiinnittää mm. seuraaviin asioihin:
- vastaavat toteutukset
- toimijan referenssit
- kieli-/kulttuuri alueen ymmärtäminen
- toimialan ymmärtäminen
- kohderyhmien ymmärtäminen
- hinnoitteluperiaatteet
- sitoutuminen aikatauluihin
- vastuuhenkilön nimeäminen
- keskinäisen yhteisen kielen löytyminen
